التخطيط كأحد وظائف الإداره – Twice

تعد وظيفة التخطيط أولى الوظائف الإداريه التــي يقوم بهـــا المدير ، جدير بالذكر أنها هي التــي تعطي الضوء الأخضر لممـــارسة الوظائف الإداريه الأخرى مـــن تنظيم وتوجيه ورقابه واليةذا كانت لوظيفة التخطيط الأولويه عن بقية الوظائف الإداريه الأخرى. 

أولاً : تعريف التخطيط 

هـــو العملية مهمه فــي إختيار الأهداف وطرق الوصول إليها ، وبعبارة أخرى يمكن أنه نعرف التخطيط فــي خمس عبارات بأنه “ التنبؤ بالمستقبل مع الاستعداد الية ” جدير بالذكر أنه تحقيق الأهداف المخطط اليةا بالطبع سيحدث فــي المستقبل إذ ان يعد قيامـــنا بإختيار الأهداف المراد الوصول إليها هي بمثابة العملية تنبؤ بالمستقبل. 

ثانياً : أقسام التخطيط 

1- إختيار الأهداف 

ويعرف الأهداف بأنه الغايه التــي نريد الوصول إليها فــي المستقبل ، وأنه إختيار الأهداف نصف الالية لتحقيقها وبعبارة أخرى الأهداف المحدد هـــو أهدافك نصف محقق ، وتجد هناك خطوات لإختيار الأهداف سنذكرها بالشرح فــيمـــا يلي : 

• أ– إختيار الرؤيه : والرؤيه هي الحلم الــذي تسعى المـــنظمه لتحقيقه علــى أرض الواقع فإذا كان لدى أحد شركات صناعة السيارات حلم أنه تكون الرائده فــي مجال صناعة السيارات علــى مستوى الشرق الأوسط فهذه تعتبر رؤيه
• ب- إختيار الأهداف الرئيسيه : مـــن خــلال إختيار الرؤيه ترتكز المـــنظمه بإختيار الأهداف الرئيسيه التــي تسعى للوصول إليها ، ويراعى فــي الأهداف خمسة خصائص يحصل تكلها فــي كـــلمة smart نتناواليةا بالشرح فــيمـــا يلي

أنه يحدث الأهداف محدد specific : فلا يمكن لأحد   مديري الشركات أنه يضع أهدافك تعظيم الأرباح خــلال العام المقبل بدون إختيار اليةة تعظيم الأرباح ، فقد يحدث تعظيم الأرباح باستقطاب عملاء جدد عن الية زيادة الحملات الإعلانيه والترويجيه للمـــنتجات ، وقد يحدث بتقليل التكاليف كتقليل تكـــلفة الخامـــات أو الاستغناء عن جزء مـــن العمـــاالية ، وقد يحدث بتقليل الفاقد مـــن الإنتاج عن الية وضع برامج تدريبيه متخصصه للعاملين 

أنه يحدث الأهداف قابل للقياس Measurable : فلا يمكن وضع أهدافك زيادة الأرباح بدون إختيار النسبه مئويه اليةذه الزياده حتى يعد الأهداف قابلاً للقياس 

أنه يحدث الأهداف واقعي أو قابلاً للالتحــقق Attainable : فلا يمكن أنه نضع أهدافكاً  لا يتوافق مع إمكانيات المـــنظمه الحاليه وقدراتها 

أنه يحدث الأهداف ذو صالية relevant : أي أنه يحدث الأهداف ذو صالية بموارد المـــنظمه وإمكانياتها 

أنه يحدث الأهداف مرتبطاُ بزمـــن time limited :  فإذا رجعنا للأهدافك المذكور سلفاً وهـــو تعظيم الأرباح ، فضروري أنه يحدث الأهداف مرتبطاً بزمـــن أي يحصل تنفــيذه فــي الشهر القادم أو العام القادم وهكذا 

ج-تقسيم الأهداف : ونقوم تجد هنا بتقسيم الأهداف الكبيره إلــى أهداف صغيره بجدير بالذكر يسهل تنفــيذها ويعطي دافعاً للاستمراريه 

د-التوازن بين الأهداف :  ضروري التأكد مـــن أنه الأهداف متناسقه ومتوازنه مع بعضها البعض ولا يوجد تعارض بينهمـــا ، ففــي مراكز التدريب مثلاً قد يحدث تجد هناك تعارض بين أهدافك استقطاب أشهر المدربين وتقديم الدورات بأسعار مـــناسبه ، جدير بالذكر أنه استقطاب أشهر المدربين بالطبع سيؤدي لزيادة أسعار الدورات التدريبيه ، فتجد هنا يتعيين علــى الإداره التوازن بين استقطاب أشهر المدربين وتقديم الدورات التدريبيه بأسعار تنافسيه 

هـ- المتابعه والتقييم :   نقوم تجد هنا بقياس مدى تنفــيذ الأهداف علــى أرض الواقع ، وتعديل الخطه إذا لزم الأمر كذلك ، فعلــى سبيل المثال يمكن متابعة أهدافك زيادة المبيعات مـــن خــلال مجموعة الزيارات البيعيه التــي قام بهـــا مـــندوبي البيع ومجموعة العملاء الــذين استقطبوهم وهذا يحدث مـــن خــلال وظيفة الرقابه 

2- التحليل البيئي ( swot analysis)  

 

ويعرف تحليل سوات بأنه أداه استراتيجيه لتحليل نقاط القوه والضعف وكذلك الالفرص والتهديدات ، وسنتناواليةم بالشرح فــيمـــا يلي 

أ- نقاط القوه : وهي المميزات الداخليه لأي مشروع مثل : فريق العمل المتميز ، كفاءة الآلات والمعدات الالمستخدمينه 

ب-نقاط الضعف : وهي المساوئ الداخليه التــي ضروري أنه تعمل المـــنظمه علــى تحسينها مثل : عدم المعرفه الكافــيــه بالسوق واحتياجات العملاء ،  ارتفاع معدل دوران العمل 

ج-  الالفرص : وهي الوضع الخارجيه التــي ضروري علــى المشروع انتهازها ، فمثلاً ارتفاع الطلب علــى سلعة مـــا يمثل الفرص لرواد الأعمـــال للبدء فــي إنتاج وبيع هذه السلعه 

د- التهديدات : وهي التحديات التــي يمكن أنه تؤثر سلباً علــى أرباح المـــنظمه مثل : دخول مـــنافس قوي للسوق ، عدم الاستقرار السياسي لدى الدوالية التــي تعمل فــيــها المـــنظمه 

ونستنتج ممـــا سبق أنه تحليل سوات يأهدافك إلــى تحليل البيئه الداخليه مـــن خــلال استخلاص نقاط القوه لتعزيزها  ونقاط  الضعف لمواجهتها ، وكذلك تحليل البيئه الخارجيه مـــن أجل استخراج الالفرص لاستغلااليةا ، واستخراج التهديدات لمجابهتها 

3-تطوير الاستراتيجيات 

بناءً علــى التحليل البيئي(swot) يحصل تطوير الاستراتيجيات التــي ستساعد فــي تحقيق الأهداف المحدده بالاعتمـــاد علــى الإمكانيات الداخليه للمـــنظمه والوضع التــي تواجهها 

4- تحويل الاستراتيجيات إلــى خطة عمل محدده : فعلــى سبيل المثال إذا كانت الاستراتيجيه التــي سوف نتبعها جذب عملاء جدد ، تكون خطة العمل هي إنشــاء الموقع الالكتروني إلكتروني متميز أو إعلانات تعمل علــى جذب انتباه العملاء لشراء السلعه أو الخدمه التــي يسعدنا أنه نستعرض لكمها 

5- المتابعه والتقييم : ويتعيين علــى المـــنظمه متابعة العملية تنفــيذ الخطه ومدى تنفــيذ الأهداف المحدده ومعالجة أي عائق يحول بدون تنفــيذها